Belediyelerde Doküman Yönetimi ve Arşiv Sistemleri
Küçük beldelerde bir kaç binlerden, büyük şehirlerde milyona yaklaşan nüfuslara hizmet veren belediyeler saklamak durumunda oldukları belgelerle birlikte Türkiye’nin en büyük ve önemli arşivlerine sahip kurumlardır. Bu belgelerin nasıl saklandığı, herhangi bir konuda belirli bir belgeye ihtiyaç duyulduğunda nasıl ve ne kadar çabuk erişildiği ve tekrar kullanılıp kullanılamadığı belediyelerde arşivin ne kadar önemli olduğunu ortaya çıkarır. Günümüz belediyelerinde arşiv sadece kağıt dokümanlar ve klasörlerden ibaret olmayıp, fotoğraf, ses kaydı, video, elektronik posta, faks ve sayısal ofis dokümanları gibi saklanması gereken diğer dosyaların da bulunduğu bir bütündür.
Kent Eğitim; belediyelerin tüm bu değerli bilgilerinin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve değerlendirilmesi için tümleşik bir çözüm olan Kent Eğitim Digital Arşiv ve Doküman Yönetimi Sistemi’ni tanıttığı günden bu güne birçok kullanıcının kullandığı, milyonlarca dokümanın saklandığı geniş bir alana yayılmış ve hizmet verir durumdadır.
- Güvenilir, sağlam ve anlaşılır doküman yönetimi
- Belediyelerdeki mevcut uygulamalar ve farklı platformlarda çalışan kullanıcılar için entegrasyon olanakları
- Uzaktan erişim yetenekleri ile tüm kullanıcılarla doküman paylaşabilme
Kalite ve veriminizi artıracak çözüm
Her gün yüzlerce dokümanın üretildiği, işlendiği ve saklandğı belediyelerde, çoğu zaman istenilen dokümanların aranıp bulunması sorun olmaktadır. Kent Eğitim Digital Arşiv ve Doküman Yönetimi Sistemi dokümanların aranıp bulunmasını sorun olmaktan çıkarır, dokümana çok çabuk erişir, değerli bir bilgi hazinesine dönüştürerek tekrar kullanıma sunar ve bu sayede iş kalitesini ve verimi artırır.
Kent Eğitim Digital Arşiv ve Doküman Yönetimi Sistemi uluslararası standartlarda geliştirilmiş, tüm kullanıcıların kolayca uyum sağlayabileceği, basit ve esnek görünümlü, belediyeler gibi büyük organizasyonların yükünü kaldırabilecek sağlam bir yapıda tasarlanmıştır. Her dokümanın sadece bir kopyasının saklandığı ancak yetkiler çerçevesinde istendiği kadar paylaşılabildiği bir ortam sağlar.
Kent Eğitim Digital Arşiv ve Doküman Yönetimi Sistemi’nin sağlayacağı hizmetler
Kent Eğitim Yerel Yönetimlere anahtar teslim her türlü yazılım çözümleri üreten ve Kent Eğitim Digital Arşiv ve Doküman Yönetimi Sistemi yazılımı ile mevcut uygulamalarımızı kullanarak arşivinizi elinizin altında bulunduran çözümler üretmektedir.
- Kurumsal içerik analizi
- Her türlü kağıt belge, sayısal dosya için saklama
- Yerel ve geniş ağdan içeriğe ve arşive yetkiler çerçevesinde kolay erişim
- Dokümanlara erişim ve erişilmezlik güvenliği
- Farklı formatta doküman görüntüleyebilme, yazdırabilme,
- Fiziksel ve sayısal arşiv tasnifi
- Sayısal arşivleme
- Tarihçe ve dokümanın yaşam çevrimi yönetimi
- Çevrim içi ve çevrim dışı çalışma
- Etiketleme ve profil tanımlama
hedeflerinize ulaşabileceksiniz.
Yatırımlarınızı koruyan çözüm
Kent Eğitim Digital Arşiv ve Doküman Yönetimi Sistemi tüm formatlarda, arşivlenen yada belediyenize farklı formatlarda ulaştırılan tüm digital dokümanları arşivleyebileceğiniz bir sistem sunar.
Kağıtsız belediye
Kent Bilgi Yönetim sistemleri ile e-Belediye hedefine bir adım daha yaklaşan belediyeyi fazla kağıttan kurtararak gerçekten e-Belediye hedefine ulaştırmak ve kırtasiye harcamalarında ciddi boyutlarda azalma sağlayarak en son teknolojilerin iş akışında kullanılması hayata geçirilebilir.
İstenen dokümana en hızlı şekilde ulaşabilme
Hızlı ve doğru karar verebilmek için bilginin kaynağı olan belgeye en hızlı şekilde ulaşmak ve bilgiyi doğduğu yerden edinirken doğru sonuca ulaşabilmek için ekstra zaman kazanmak gerekir. Kent Eğitim Digital Arşiv ve Doküman Yönetimi Sistemi ile dayanağınız, en hızlı şekilde ve güvenle eriştiğiniz belgenin kendisi olacaktır.
Belge, bilgi ve doküman güvenliğinin sağlanması
Arşivlenen her türlü klasör ve evrakın fiziksel olarak erişime kapatılması ve sayısal ortamda belge takibi ile belge bazında güvenliği sağlar. Değerli belgelerin kaybolmasının veya yanlış ellere geçmesinin önüne geçer.
Evraka dayalı işlemlere alt yapı sağlama
Kent Eğitim Digital Arşiv ve Doküman Yönetimi Sistemi belediyenin her türlü işinde geriye dönük evrak takip ve kontrol düzeni ile çalışmasını kolaylaştırır
Tüm sözel ve görsel evrakı arşivleyebilme
Sayısal doküman yönetimine geçildiğinde elde edilecek en önemli kazanımların başında bütün evrakı, nevi ne olursa olsun kuruma mal etmek gelir. Taranmış kağıt belgeler, elektronik posta mesajları, fakslar, ofis dokümanları, harita ve mimari projeler, teknik çizimler, altyapı projeleri vb. tüm sözel ve görsel belge bu sistemler takip edilebilir hale gelir.
Arşive erişim kolaylığı
Kent Eğitim Digital Arşiv ve Doküman Yönetimi Sistemi kurum içindeki bilgisayarların arşivde sayısal hale getirilmiş her türlü belgeye erişimini ve kopyasının bastırılmasını,kullanıcıların yetkisine bağlı olarak düzenler.
Çalışma alanından tasarruf
Arşivin sayısallaştırılarak tek bir noktaya toplanmasıyla birimlerdeki arşiv dolapları ortadan kalkar. Böylelikle daha fazla personele ferah çalışma alanları sağlanır, ofis standardı yükselir. Bu şekilde ek hizmet binalarına yapılacak yatırımın da önemli miktarda azaltılması mükün hale gelir.
Vatandaşa hızlı geri dönüş
Talep, başvuru, şikayet hizmet gibi konularda evrak akışı ve diğer kırtasiye işleri yüzünden oluşan zaman kaybını engellemenize yardımcı olurken vatandaşa hızlı dönüş yapılmasını sağlar. Kuruma duyulan güveni ve memnuniyeti artırır.
Kırtasiye harcamalarında azalma
Kağıtsız kurum olmaz! Ne var ki mevcut teknolojik olanaklar ile verimli kağıt kullanan, personel zamanını en iyi şekilde değerlendiren kurum idealine ulaşmak mümkündür. Kent Eğitim Digital Arşiv ve Doküman Yönetimi gereksiz kağıt kullanımının önüne geçmenizi sağlarken kırtasiye harcamalarınızı önemli ölçüde azaltır.
Vatandaş = Müşteri memnuniyeti
Her ne kadar belediyeler ticari işletmeler olmasalar da özel şirketlere benzer bir şekilde vergi ve harçlar ödeyen ve bunun karşılığında hizmet bekleyen vatandaş adeta bir müşteri konumundadır. Kalitesi ve hızı artan hizmetler vatandaş ve dolayısıyla idareye olumlu bir şekilde yansır.
Fiziksel Arşiv Düzenleme
Ülkemizde başta kamu kurum ve kuruluşları olmak üzere tüm kuruluşlar yeniliğe önem veren ve ileriye dönük atılımlarda bulunan dinamik yapılardır. Öte yandan geçmişin üstüne bir perde çekmek ve eskiyi unutmak da yine hem kişilerin hem de kuruluşların yadsınamaz özellikleridir. Ne yazık ki bir çok kurum eski belgelerine arşiv olarak değil de sadece eski olarak bakıyorlar. Yukarıda da bir örneğini gördüğünüz gibi, bazı kurum ve kuruluşlar arşivleri, ofislerdeki yer darlığının da içinde bulunduğugibi bazı nedenlerle en pis, rutubetli yerlere, hatta bazen kalorifer kazanlarının yanlarına yerleştiriyorlar. Sonuç; harap olmuş dokümanlar ve kaybolan bir tarih.
Kent Eğitim ekibi, sayısal arşiv tasnifi, servis büro ve yüksek teknoloji ile üretilmiş yazılımları sağlarken eski belgelerin ve fiziksel arşivin düzenlenmesine ilişkin hizmet de sunmaktadır. Bu hizmetle kurumlar;
- Raylı raf sistemleriyle daha az alana daha çok belge sığdırma
- Neme ve diğer dış koşullara dayanıklı arşiv saklama kutularıyla belge sağlığını koruma
- Barkodlama ile otomatik dosya ve belge takibi
- Dosya düzenleme ile yıpranmış ve dağılmış dosya ve belgelerin sağlıklı hale getirilmesi
- Sayısal arşiv ile ilişkilendirilerek asıl belgeye ulaşımın saniyelere indirilmesi
hedeflerine ulaşabilmektedirler.
Eski Hali Yeni Hali
Bir yanıt yazın